Ανατροφοδότηση «προς τα πάνω»

Συμβαίνει συχνά οι εργαζόμενοι να δυσκολεύονται να δώσουν εποικοδομητική ανατροφοδότηση προς τα πάνω, δηλαδή προς ιεραρχικά ανώτερο στέλεχος, π.χ. στον/στην manager του τμήματος ή στoν/στην team leader της ομάδας. Η δυσκολία μπορεί να οφείλεται σε διάφορους λόγους. Είτε γιατί ο/η εργαζόμενος/η δεν γνωρίζει τον τρόπο για να έχει μια εποικοδομητική επικοινωνία με το ιεραρχικά ανώτερο στέλεχος ή γιατί πιστεύει ότι είναι δουλειά μόνο του/της manager να δίνει feedback, είτε γιατί ο/η προϊστάμενος/η δεν επιθυμεί να λάβει feedback, ίσως να μην έχει καταλάβει ότι κάτι δεν πάει καλά με το έργο ή τη συνεργασία, ίσως δεν έχει προβλέψει κάποιο χρόνο για αυτό, ή δεν το είχε σκεφτεί, κ.α.

Μοιράζομαι ενδεικτικά κάποιες βασικές αρχές ανατροφοδότησης “προς τα πάνω”.

#1 Περίπτωση

«Ζωή έχω πρόβλημα με τον manager μου και δεν ξέρω πως να του μιλήσω. Προσπαθώ απ’έξω – απ’εξω να του δώσω το μήνυμα αλλά άδικος κόπος. Το έργο δεν προχωρά όπως θα έπρεπε…». Κάπως έτσι ξεκίνησε η ατομική συνεδρία coaching με τον Αριστείδη.

«Αριστείδη έχεις ρωτήσει τον Προϊστάμενό σου, αν  θα τον βοηθούσε να του δώσεις ανατροφοδότηση σε συγκεκριμένα σημεία του έργου;»

«Η αλήθεια είναι πως όχι. Θα έπρεπε εκείνος να έρθει και να με ρωτήσει.»

«Ναι! σε ένα ιδανικό εργασιακό περιβάλλον, είναι ευθύνη του προϊσταμένου να δημιουργήσει τις κατάλληλες συνθήκες για ασφαλή λήψη και παροχή ανατροφοδότησης. Όταν όμως αυτό δεν συμβαίνει, αλήθεια, πώς θα βοηθήσει τη συνεργασία σας αν ρωτήσεις εσύ;»

#1 Πριν δώσετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση σε ιεραρχικά ανώτερο στέλεχος, είναι σημαντικό να διερευνήσετε κατά πόσο το άτομο είναι δεκτικό και αν συμφωνεί να σας ακούσει. Αν δεν είστε σίγουροι ότι το άτομο θέλει να λάβει ανατροφοδότηση από σας ή αν το θέμα της ανατροφοδότησης είναι ευαίσθητο, είναι σχεδόν πάντα προτιμότερο να μην μιλήσετε.

#2^η Περίπτωση

Η Βαλεντίνα κατά τη διάρκεια της τρίτης ατομικής συνεδρίας παραπονιόταν ότι η αρχηγός της ομάδας στο έργο αναβάθμισης των συστημάτων τα κάνει όλα λάθος.

«Αν ήμουν εγώ στη θέση της θα είχα θέσει διαφορετικές προτεραιότητες, θα είχα πάρει άλλες αποφάσεις και θα είχα οργανώσει καλύτερα τη δουλειά. Αυτά έπρεπε να κάνει, αλλά δεν λέω τίποτα γιατί μπορεί να βρω τον μπελά μου»

«Βαλεντίνα, πώς μπορείς να βοηθήσεις την αρχηγό της ομάδας να βελτιωθεί;»  

#2 Επικεντρωθείτε στο πως μπορείτε να βοηθήσετε το ιεραρχικά ανώτερο στέλεχος να βελτιωθεί, χωρίς να κάνετε υποδείξεις και χωρίς να απαιτείτε οπωσδήποτε να εφαρμόσει αυτά που θα κάνατε εσείς, αν ήσασταν στη θέση του.

#3^η Περίπτωση

Ο Γαβριήλ είχε προετοιμαστεί για τη συνάντηση με την προϊσταμένη του. Συγκεκριμένα η προϊσταμένη του, στο πλαίσιο του προγράμματος ανάπτυξης ηγετικών δεξιοτήτων που παρακολουθούσε, του ζήτησε feedback, καθώς ήταν μια από της εργασίες του πλάνου δράσης της. Του ζήτησε να είναι ειλικρινής μαζί της. Παρόλα αυτά ο Γαβριήλ ήταν απογοητευμένος μετά τη συνάντηση.

«Ζωή, δεν πήγε καλά η συνάντηση, γιατί η προϊσταμένη μου κράτησε αμυντική στάση και κατάλαβα ότι εκνευρίστηκε από αυτά που της είπα»

«Εστίασες στη συμπεριφορά της ή σε πτυχές της προσωπικότητας και του χαρακτήρα της;»

«Κυρίως στον χαρακτήρα της»

#3 Εστιάστε σε  συγκεκριμένες συμπεριφορές που εμποδίζουν το άτομο να έχει μια καλή συνεργασία και να επιτύχει τους στόχους του και όχι στον χαρακτήρα. Αντί να σιωπήσετε μετά από μια αρνητική αντίδραση, εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία για να διερευνήσετε μαζί με τον/την προϊστάμενο/η τα όρια και τι θα ήταν χρήσιμο για τη συνέχεια της συνεργασίας.

#4 Περίπτωση

Η Δάφνη έχει αμφιβολίες για το αν το αφεντικό της θέλει να λάβει ανατροφοδότηση από εκείνη. Έτσι προτιμά να κρατήσει το στόμα της κλειστό. Πιστεύει όμως ότι η συμπεριφορά του μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την απόδοση των εργαζομένων.

«Με ποιον άλλο τρόπο θα μπορούσες να δώσεις feedback;»

«Γραπτώς και προτιμώ να γίνει ανώνυμα.»

#4 Αναζητήστε ευκαιρίες για να δώσετε ανώνυμη ανατροφοδότηση, όπως μια διαδικασία ανατροφοδότησης 360 μοιρών.

Εσείς, πόσο έτοιμοι είστε για ανατροφοδότηση “προς τα πάνω”;

Πηγή: Άρθρο: How to Give Your Boss Feedback, by Amy Gallo, HBR, March 24, 2010