Πώς θα βελτιωθώ στη διαχείριση του χρόνου; 

«Τι να κάνω για να βελτιώσω τον τρόπο που διαχειρίζομαι το χρόνο μου;» με ρώτησε ο Ευριπίδης στην πρώτη του συνεδρία coaching. Έχω δοκιμάσει τα πάντα, αλλά δεν μου φτάνει ο χρόνος. Συγκεκριμένα:  

1. Έκανα λίστα με όλες τις εργασίες. Όποιον οδηγό ή εγχειρίδιο άνοιξα η πρώτη και βασική ενέργεια για καλή διαχείριση χρόνου ήταν, να καταγράψω σε μια λίστα όλες μα όλες τις δουλειές, εργασίες που έχω να διεκπεραιώσω μέσα σε μια τυπική μέρα /εβδομάδα /μήνα. 
2. Αξιολόγησα κάθε εργασία. Διαχώρισα κάθε εργασία σε Σημαντική που έχει άμεση σχέση με το ρόλο και τη θέση μου στη δουλειά και Επείγουσα για την οποία υπάρχει προθεσμία και πρέπει να γίνει τώρα π.χ. η παράδοση του report σήμερα, είναι «Σ»&»Ε». Αυτό με βοήθησε να αποφασίσω με ποιες εργασίες θα ξεκινήσω άμεσα και ποιες θα αφήσω για το τέλος.
3. Έκανα εβδομαδιαίο προγραμματισμό. Με βάση το χαρακτηρισμό σε «Σ» & «Ε», τοποθέτησα κάθε εργασία – υποχρέωση στο εβδομαδιαίο πλάνο μου. Η τεχνολογία μου παρέχει λύσεις, αρκεί να τις αξιοποιώ κατάλληλα.

Πολύ συχνά αναρωτιόμαστε, τι κάνουμε λάθος και είμαστε αναποτελεσματικοί στη διαχείριση του χρόνου. Οι αιτίες μπορεί να προέρχονται είτε από το εξωτερικό περιβάλλον είτε από εμάς και το εσωτερικό μας ρολόι. Είναι γεγονός ότι ο δυτικός τρόπος ζωής δεν συγχρονίζεται με το βιολογικό ρολόι που είναι διαφορετικό για κάθε άνθρωπο. Κάθε άνθρωπος έχει το δικό του εσωτερικό ρολόι, με βάση το οποίο ξυπνούν και κοιμούνται τα κύτταρα.  Έτσι, μπορεί το ξυπνητήρι να χτυπάει στις 6 το πρωί, όμως το βιολογικό- εσωτερικό μας ρολόι δεν έχει χτυπήσει ακόμα, αυτό μπορεί να δημιουργήσει καθυστερήσεις, δυσκολία στη συγκέντρωση, κόπωση και να επηρεάσει τη διαχείριση του χρόνου και την απόδοση. Πέρα από αυτό, η ανάληψη νέων αρμοδιοτήτων στη δουλειά, η αλλαγή θέσης εργασίας, η θέσπιση υψηλότερων στόχων και άλλες αλλαγές στην επαγγελματική ή στην προσωπική ζωή, μπορεί να φέρουν τα πάνω-κάτω στις προτεραιότητες και στον τρόπο που οργανώνουμε το χρόνο. 

Όσο καλά προετοιμασμένοι και αν είμαστε, είναι αδύνατο να προβλέψουμε τα πάντα από πριν και συχνά μπορεί να χάνονται οι ισορροπίες ανάμεσα στις υποχρεώσεις της δουλειάς και του σπιτιού. Είναι, λοιπόν, φυσιολογικό να υπάρχουν φορές όπου δυσκολευόμαστε να κάνουμε μια αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

Συχνά η μη αποδοχή ή άρνηση αυτής της φυσιολογικής κατάστασης συμβάλλει αρνητικά στη διαχείριση του χρόνου. Η αποδοχή μπορεί να μας διευκολύνει να ετσιάσουμε σε ένα καλύτερο τρόπο διαχείρισης.

Κάποιες φορές η απαίτηση μας να λειτουργούν όλα ρολόι, μας προκαλεί στρες και μπορεί να δυσκολεύει ακόμα περισσότερο την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Η υιοθέτηση μιας ευέλικτης προτίμησης στο πως λειτουργούν τα πράγματα συχνά είναι πιο ωφέλιμη για εμάς και τους γύρω μας.

Κάποιες άλλες φορές αναστατωνόμαστε με καταστροφικές σκέψεις όπως π.χ.: «είναι καταστροφικό αν δεν φτάσω στην ώρα μου στο ραντεβού», ή «είναι τραγικό αν δεν προλάβω να στείλω το report στην ώρα του» και οδηγούμαστε σε λάθος επιλογές & προτεραιότητες και κατά συνέπεια δεν κάνουμε αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Πόσο βοηθητικές είναι αυτές οι σκέψεις, όταν κάνουμε τον προγραμματισμό μας; Τι θα ήταν διαφορετικό αν μετατρέπαμε αυτές τις σκέψεις σε μη καταστροφικές;

Επίσης, συχνά ακούω την έκφραση «δεν αντέχω» όταν μου ανατρέπεται το πρόγραμμα ή «δεν μπορώ» να προγραμματίσω τίποτα, και έτσι τα πράγματα αφήνονται στην τύχη. Αξίζει να προγραμματίζουμε, ταυτόχρονα όμως να είμαστε προετοιμασμένοι να αποδεχτούμε ότι κάποια από τα προγράμματα που κάνουμε, μπορεί να αλλάξουν.  

Ένας ακόμα λόγος που μπορεί να μας δυσκολεύει να κάνουμε μια καλή διαχείριση του χρόνου, είναι η έλλειψη εμπιστοσύνης στον εαυτό μας. Αν το μυαλό μας είναι γεμάτο με σκέψεις, όπως: «Είμαι ανίκανος/η. Δεν θα τα καταφέρω να ανταπεξέλθω στις υποχρεώσεις», η συμπεριφορά μας πιθανόν να μην είναι λειτουργική και έτσι οι προτεραιότητες πάνε περίπατο…

Τέλος, η δυσκολία να πούμε «ΟΧΙ» ή να ζητήσουμε βοήθεια, ενδεχομένως να επιβαρύνει ακόμα περισσότερο το πρόγραμμά μας. Τι θα συμβεί στο πρόγραμμά σας αν ζητήσετε ευγενικά βοήθεια από κάποιον άνθρωπο που εμπιστεύεστε;

Εσείς, τι θα θέλατε να βελτιώσετε στον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε το χρόνο σας; 

Ελάτε να το συζητήσουμε!